標記につきまして、令和３年１０月２９日（金）までに受付した質疑に対する回答について掲載します。

 

【公文書保存管理業務について】
問１ 宇賀清掃工場で廃棄する際は一般廃棄物として廃棄するのか産業廃棄物として廃棄するのか。
答 　一般廃棄物として再委託業者が引き取り、作業を行っています。

問２ 除湿剤はシリカゲルでないといけないのか。
答　 仕様書では「年１回マイクロフィルム用の除湿剤を購入・入れ替えを行うこと」としており、マイクロフィルムの除湿にふさわしいものであれば種類は問いません。

問３ 今後公文書が６カ所の書庫では収まりきらなくなった場合、近隣に公文書を保管できる場所はあるのか。
答 　現時点では近隣に保管できる場所はありません。収まりきらなくなった場合は引継ぎをする箱数に制限をかける等して対応する予定です。

問４ 公文書について用紙での保存管理となっているが、データ化していくことは可能か。
答 　令和４年度から電子決裁の導入を予定しており、電子決裁されたものについては、紙ではなくシステムで電子的に保管していくことを予定しています。

問５ 「公文書の廃棄については、再委託をすることができる。」となっているが、再委託先はどこでも受託者が選択できるのか。
答 　県が再委託先を指定することはありませんが、宇賀清掃工場で廃棄処分できる事業者を選定してください。なお、公文書の廃棄に係る再委託は、あらかじめ県の承諾を得てください。

問６ 公文書の貸出し期間が過ぎたものに対する督促は、どのくらいの期間が過ぎれば督促するのか。また、その方法は文書でよいか。
答 　貸出期間は貸出しの日から15日以内ですので、15日を超えた後に公文書の貸出先の所属に問い合わせて返却又は延長の確認及び督促を行ってください。方法は電話でも文書でも構いません。なお、年度替わりは貸出先の担当者が異動になる場合があるので、別のスケジュールになります。
※ 資料３「県民室受付案内業務等委託業務の委託先募集に関する参考資料」の「資料３－５ 文書保存管理業務マニュアル」の「２ 公文書保存 日常管理」の「公文書の閲覧・貸出し対応」欄参照

【情報公開の受付について】
問７ 受付は、県民室の受付カウンターに統合し、担当者が来るまでの間は、現在の情報公開コーナーでお待ちいただき、各課の対応は情報公開コーナーにて対応されるという認識でよいか
答 　その通りです。

問８ 県民室での受付となれば、情報公開を希望されるお客様とそれ以外の内容で来られるお客様が混在することになる。公平に順番にご対応するという認識でよいか。
答 　その通りです。

問９ 文書を受け取りに来られたお客様は、法務文書課へ取り次ぎ、県民室スタッフ側での金銭の授受は発生しないという認識でよいか。
答 　その通りです。

【県民室・受付案内・電話交換業務について】
問１０ 業務マニュアルとはどういうものか。
答 　　県民室、受付案内、電話交換業務等における運用ルールを記載したマニュアルです。既存のマニュアルを提供しますので、適宜、更新して頂きます。

問１１ 業務員は女性に限るのか。
答 　　いいえ、女性に限ったものではありません。

問１２ 案内板の掲示が求められるが、県からの情報は何日前からもらえるのか。どのくらいの期間を掲示すれば良いのか。（ケースバイケースでよいのか。）
答 　　各課には余裕を持って提供するよう依頼していますが、ケースバイケースです。掲示期間は、各課から掲示期間を文書で提示します。

問１３ 来庁者用複写機の管理について、コピーはどんなものをしても良いのか。（県民室にある書類だけに限るのか。）
答 　　県民室内にある書類だけに限らずコピーすることが可能ですが、著作権の発生する資料のコピーはご遠慮いただいております。

問１４ 西庁舎の配布パンフレットの管理について、受託者が各課の依頼を直接受けるのか。
答 　　主に本庁県民室の配布パンフレットの中から複数部を受託者で選択し、西庁舎県民室にて掲示していただきます。各課から直接依頼を受ける場合もあります。

問１５ 現在の利用者満足度アンケート等の内容を教えてください。
答 　　県民室を対象として、業務員の応対や県民室の環境、サービスについて満足度をはかっています。よりよいご提案をお待ちしています。

【全業務について】
問１６ 現在の受託業者と接触しても良いか。
答 　　県として関与する立場にありません。

問１７ パソコンの提供以外に専用プリンタ（カラー）は提供してもらえるのか。
答　　 県民室内に１台、カラープリンターを提供します。この分のトナーカートリッジについても提供します。それ以外にプリンターが必要であれば、受託者でご用意ください。

問１８ 業務従事者名簿の提出は、提案書段階で実名提出が必要か。
答 　　いいえ、提案書段階では必須ではありません。決まっていない方は、業務員A、業務員Bなどの表示で構いません。

問１９ 現状の現場責任者（兼文書管理）のパソコンによる実務・運用方法の詳細を教えていただきたい。
答 　　現在は、参考資料３－８報告様式の作成をはじめとして、文書保存管理のためのデータベースを作成、更新するなどして実務にあたっています。（エクセル・ワード使用）

【公募型プロポーザルに関する企画提案書作成要領について】
問２０ 提出書類の制限枚数について、A4サイズ30ページまでとあるが、A3サイズを織り込んだ場合は２ページ換算という考えになるか。また、A4両面使いにした場合は２ページ換算でよろしいか。
答 　　企画提案書は原則A4サイズでお願いしていますが、A3サイズが適当な場合及びA4両面については、２ページ換算としてください。